転職活動を行う中で「書類は選考前にクリニック宛に送付してください」と言われることがあるでしょう。その場合、早めの送付が求められるため事前に履歴書の送付方法を知っておく必要があります。
当記事では医師の転職活動に欠かせない履歴書の郵送方法を紹介します。送付に見通しを持ち、ゆとりを持って履歴書作成を進めましょう。
病院やクリニックに送付する封筒は書類のサイズに合わせて選択しましょう。具体的には、書類を折らずにすむサイズを選択します。履歴書や職務経歴書はクリアファイルに入れて送付するため、A4サイズに対応した「角型A4号」「角形2号」を使用しましょう。
履歴書はB5タイプとA4タイプが多くありますが、A4タイプは使用頻度が高いためおすすめです。また、先方が管理するにもA4の方がファイリングしやすいためこだわりがない場合はA4タイプを選択しましょう。
封筒は文具店やホームセンターの他、100円ショップでも取り扱っています。履歴書を購入する際にあわせて準備します。なお、封筒の色は白を選びましょう。
ここからは病院やクリニックに書類を送付する際に必ず守りたい宛名の書き方を紹介します。すべてを正式にかつ相手が見やすいよう意識しましょう。
第一に病院やクリニック名の後には「御中」をつけましょう。病院の場合、一般的な企業と異なるため「様」と「御中」で迷う方が多くいらっしゃいます。
通像、宛名における「様」は個人に対して使い、「御中」は法人に対して用いる言葉です。病院は法人のため「〇〇病院 御中」と記載し、クリニックの場合は「▲▲クリニック 御中」と書きます。病院名と御中の間には指1本分程度の間隔を設けて記載するとバランスよく書けます。
病院やクリニックに郵便物を送る場合は正しい住所を記載しましょう。同じ都道府県内で書類送付する場合は「区や市から書き始めても届くだろう」と考えがちです。実際に住所によっては都道府県名を入れず「〇〇区」「〇〇市」から書き始めても届けてもらえる可能性はありますが、確実に届く保証もありません。
また、住所が正しく記載されていない書類は相手に不信感を与えます。「手を抜いた書類ではないか」と思われないためにも、住所は都道府県名から部屋番号まで正しく記載しましょう。
病院やクリニックに書類を送付する場合、届けたい部署や担当者氏名の記載が必要です。多くの場合、郵便物が届くと各施設の受付や事務で仕分けを行い該当者の元に届けられます。しかし、部署や担当者名が記載されていないと封を開けて確認する手間が発生したり必要な部署に届くまで時間がかかったりするでしょう。その結果、求人の募集期間外になってしまう可能性もあります。
病院やクリニックに履歴書を送付する場合、表面に「応募書類在中」「履歴書在中」のいずれかを赤字で記載しましょう。
赤字で「応募書類在中」と記載するのはすべての業界業種において共通事項です。表面にどのような書類か記載してあると仕分け担当の方が担当者に届けやすく、かつ親切な印象を与えます。赤字で記載したあとに文字を定規を使って枠線で囲むとさらに良いでしょう。
あまり使用頻度は高くありませんが、100円ショップでこのハンコの販売もしています。
封筒に住所や宛名を記載する場合、必ず油性のペンを使用します。赤字部分も極力油性タイプを使いましょう。水性のペンの場合、郵送中の保管状況や雨によって字が滲んだり読みづらくなったりします。
封筒は表面だけでなく裏面の住所にも気を配りましょう。
自分の住所や名前は履歴書に書いてあるからと省略する方がおられますが、送付先住所が間違っていた場合、返送先が不明でトラブルになる可能性があります。せっかく時間をかけて書いた履歴書が無駄になってはやりきれません。
送付先の住所を正しく記載するポイントとあわせて、自分の住所と名前も必ず記載しましょう。
ここからは完成した書類を封書するまでに気をつけたいポイントを3つ紹介します。書類を送る際は、封筒と添え状、クリアファイルと切手を準備しましょう。
応募書類のみならずさまざまな書類を病院やクリニックに送付する場合、添え状を同封します。添え状は誰がどんな書類をどれくらい送付したかを表し、また送り主へのあいさつも兼ねています。添え状はパソコンやスマートフォンを使いドキュメントで作成しましょう。なお、記載する情報は下記のとおりです。
・送付日（年号から）
・企業名・部署名・担当者の名前
・自分の情報（所属や名前）
・タイトル
・時候の挨拶文
・「記」と記載して段落を下げ、用件と書類の枚数を記載
・文章は「以上」で終える
Web上では添え状のテンプレートが多く提供されているため、参考にするのもおすすめです。
送付書類は類無色のクリアファイルにまとめて封入しましょう。書類をそのまま封書すると、雨で濡れた際に履歴書が滲んだり破れたりします。また、クリアファイルに入っていると送付先での管理もしやすくなります。
クリアファイルに入れる順番は下記のとおりです。相手が開封した後のことを考えて入れましょう。入れる順番は添え状に記載した記書き通りに入れる必要があると思います。
・添え状
・履歴書
・職務経歴書
・他の書類
また、クリアファイルは使い古したものでなく、新品や状態が良いものを使用します。
一般的な応募書類を送付する場合は140円分の切手で問題ないでしょう。しかし、経歴書や他の書類がかさばる場合は代金が変わる可能性もあります。そのため、基本的に応募書類は郵便局の窓口から郵送しましょう。
なお、切手を自分で準備する場合はデザインにも注意します。年賀切手を夏場の送付に使ったり、クリスマス限定の切手やキャラクターの切手を使うと場にそぐわない書類になります。できるかぎり郵便局への持ち込み発送を行い、切手はシンプルなデザインを使いましょう。
医師の転職も他の業界や業種と同様にマナーを守った書類送付が必要です。履歴書の書き方はもちろん、封筒の記載方法や送付の作業を守らなければせっかく心を込めて書いた書類が届かない可能性があります。当記事を参考に、採用を目指し正しい書類送付を行いましょう。
もし履歴書の書き方がわからずお悩みの場合は転職エージェントへの相談がおすすめです。特に医師の転職はコツが必要なため、専門のエージェントへのサポートを依頼しましょう。
ドクターコネクトでは履歴書の書き方はもちろん、面接対策や入職後の手厚いフォローまで可能です。科を問わずさまざまな先生の支援が豊富なため、お悩みに合ったサポートを行います。転職先の決定を一人で進めると不安や後悔がつきまとう可能性もあります。しかし、ドクターコネクトでは、希望を確認した上で業務内容や給与だけでなく先生方の描くライフプランを加味して求人紹介やアドバイスが可能です。
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